———————————————
Украинское государство на фоне цифровизации бизнес-процессов и для повышения прозрачности рынка постепенно вводит ряд законодательных изменений в различных отраслях, в том числе в сфере грузоперевозок. Речь идет об электронных товарно-транспортных накладных (е-ТТН), которые после двухлетнего эксперимента становятся обязательными. Специалисты компании Драгон Логистикс подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет вашей компании адаптироваться к новым условиям.
е-ТТН как аналог бумажных накладных
Товарно-транспортная накладная в привычном формате печатается на бумаге. Цифровая альтернатива существует в электронном виде и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). Документ создают и регистрируют в Едином государственном реестре ТТН. Целью реформы является автоматизация контроля со стороны государства, выведение бизнеса из тени, а также интеграция в логистику Евросоюза.
Многим предпринимателям придется переосмыслить операционные процессы. Наиболее чувствительными к изменениям являются те виды бизнеса, которые базируются на интенсивных потоках грузоперевозок и имеют сложную логистику.
Однако есть и очевидные преимущества:
- Электронный учет экономит средства и время. Чтобы удовлетворить все потребности, раньше печатали стопки бумаг, неделями ждали этой печати, оплачивали услуги курьеров. А для хранения нужно было иметь место под физический архив.
- Взаиморасчеты занимают минимум времени. Провести оплату и закрыть сделку можно сразу же, как только получатель груза поставит свою электронную подпись в системе. Нет необходимости, как раньше, ждать возврата бумажного экземпляра.
- Минимизируется риск утери важных документов. Цифровая накладная хранится онлайн в госреестре и системе провайдера. Потерять такой документ невозможно.
- Защита от штрафов Укртрансбезопасности. Цифровые документы фиксируют точное время, вес груза и маршрут, что нивелирует человеческий фактор.
Компании, специализирующиеся на торговле и дистрибьюторской деятельности, должны учесть специфику:
- Импортерам, совмещающим таможенное оформление с переходом на цифровую документацию, необходимо продумать интеграцию таможенной (ERP) и внутренней логистической систем контроля.
- После растаможки груза его международные сопроводительные документы трансформируются в е-ТТН украинского образца.
- Автоматизация процессов необходима при больших объемах грузов и точечной отправке по сетевым складам. е-ТТН создается индивидуально для каждой партии и машины с обязательной ссылкой на первичный документ импорта.
Здесь важно понимать, что электронный учет сокращает время на оформление по цепочке: таможня — главный склад — розничные точки. Стоит лишь позаботиться о наличии у водителей инструмента для подписания е-ТТН.
Пошаговая инструкция по подготовке к 1 января 2027 года
Адаптация к новым условиям состоит из пяти ключевых этапов.
Первый шаг — анализ собственной деятельности, а именно:
- четкое определение отправителя и получателя груза;
- используемый вид транспорта (собственный или привлеченный);
- каким образом оформляется переадресация груза, возврат или отказ от части партии;
- количество товарно-транспортных накладных за месяц.
Эти вопросы дают понимание всех процессов движения, которые необходимо будет оцифровать. Второй шаг — выбор провайдера электронного документооборота (ЭДО). Здесь стоит руководствоваться следующими критериями:
- Возможность провайдера осуществлять обмен данными с аналогичной компанией ваших перевозчиков, дилеров и других контрагентов.
- Наличие мобильного приложения для удобного подписания документов водителем прямо из кабины.
- Простой и понятный интерфейс программы, а также эффективная техническая поддержка.
Третий шаг — интеграция с ERP- и WMS-системами. Это особенно важно при больших объемах грузоперевозок. Сервис е-ТТН, интегрированный непосредственно в учетную систему или систему управления складом, экономит ваше время и избавляет от риска ошибок. Это позволит вам отслеживать статус документов в реальном времени на всех отрезках маршрута, видеть данные о транспорте и водителе, а также автоматически формировать е-ТТН для дальнейшей работы.
Четвертый шаг — обеспечение вашего персонала электронной подписью и соответствующими гаджетами. Работники склада и водители должны иметь актуальную КЭП и смартфон с интернетом, а для складов — планшет или терминал сбора данных (ТСД).
Последний этап — запуск пилотного проекта плюс обучение коллектива. Чтобы перейти на цифровой учет без ошибок, стоит до установленного законом дедлайна протестировать систему и готовность персонала. Проведите несколько тестовых рейсов с использованием е-ТТН параллельно с бумажными накладными. Все ошибки, которые могут возникнуть в ходе процесса, зафиксируйте и проработайте их устранение.
Подводные камни и важные вопросы
Учитывая войну, в Украине порой пропадает доступ к интернету. Это неудобство может возникнуть как на складе, так и в дороге на трассе. Согласно законодательству, допускается использование бумажного QR-кода с номером электронной накладной. При необходимости код считывается, и как только появляется сеть, данные синхронизируются с вашей системой.
Случается, что груз приходит поврежденным или обнаружена недостача. В таком случае, чтобы зафиксировать этот факт и вернуть часть товара, получатель груза ставит подпись в е-ТТН, указывает фактическое количество принятого товара, а затем формирует Акт расхождений. Документ о несоответствии также должен подписать водитель.
Многих импортеров волнует вопрос дальнейшей работы с логистическими партнерами и то, как е-ТТН на нее повлияет. При сотрудничестве с оператором комплексной логистики, таким как компания Драгон Логістікс, стоит заранее согласовать совместимость работы и систем. Партнерство с профессиональным оператором дает вам преимущество: часть процессов, включая формирование документации, делегируется третьей стороне.
Специалисты подчеркивают: подготовку стоит начать уже сейчас. Кажется, что «час Х» еще далеко, но процесс должен быть отлажен идеально. Если вы займетесь оцифровкой в последние недели, вы рискуете столкнуться со следующими проблемами:
- дефицит квалифицированных системных интеграторов для IT-инфраструктуры;
- перегрузка провайдеров ЭДО и сервисов выдачи электронных подписей;
- ошибки неопытного персонала;
- остановка отгрузок из-за ошибок и непонимания деталей процесса.
Переход на электронные накладные упрощает рабочие процессы: сокращает время и операционные расходы, оптимизирует транспортную и складскую логистику, а деятельность в целом становится более прозрачной. Позаботиться о переходе заранее — значит не просто выполнить требования закона, а избежать при этом ошибок, часто возникающих в авральном режиме. Команда логистической компании Dragon Logistics готова оказать квалифицированную помощь в этом переходе. Как ваш партнер, мы гарантируем профессиональное сопровождение ваших грузов и полное соответствие требованиям законодательства в области цифровых стандартов.
=======================