———————————————
Українська держава на тлі цифровізації бізнес-процесів та для підвищення прозорості ринку поступово вводить низку законодавчих змін у різних галузях, в тому числі, у сфері вантажних перевезень. Мова про електронні товарно-транспортні накладні (е-ТТН), які після дворічного експерименту стають обов’язковими. Спеціалісти компанії Драгон Логістікс підготували покрокову інструкцію, що допоможе вашій компанії адаптуватись до нових умов.
е-ТТН як аналог паперових накладних
Товарно-транспортна накладна у звичному форматі друкується на папері. Цифрова альтернатива існує в електронному вигляді і підписується кваліфікованим електронним підписом або КЕП. Документ створюють та реєструють у Єдиному державному реєстрі ТТН. Метою реформи є автоматизація контролю з боку держави, виведення бізнесу з тіні, а також інтеграцію у логістику Євросоюзу.
Багатьом підприємцям доведеться переосмислювати операційні процеси. Найбільш чутливими до змін є ті види бізнесу, що базуються на інтенсивних потоках вантажоперевезень та мають складну логістику.
Проте є і очевидні переваги:
- Електронний облік економить кошти і час. Для задоволення всіх потреб раніше друкували стоси паперів, тижнями очікували цього друку, оплачували послуги кур’єрів. А для зберігання потрібно було мати місце для фізичного архіву.
- Взаєморозрахунки займають мінімум часу. Провести оплату та закрити угоду можна одразу, як одержувач вантажу залишить свій електронний підпис в системі. Немає потреби, як раніше чекати, поки повернеться паперовий примірник.
- Мінімізується ризик втрати важливих документів. Цифрова накладна зберігається онлайн в держреєстрі і системі провайдера. Загубити такий документ неможливо.
- Захист від штрафів Укртрансбезпеки. Цифрові документи фіксують точний час, вагу вантажу та маршрут, що нівелює людський фактор.
Компанії, що спеціалізуються на торгівлі та дистрибюторській діяльності мають врахувати специфіку:
- Імпортери, що поєднують митне оформлення з переходом на цифрову документацію, потрібно обміркувати інтеграцію митної (ERP) та внутрішньої логістичної систем контролю.
- Після розмитнення вантажу його міжнародні супроводжувальні документи трансформуються в еТТН українського зразка.
- Автоматизація процесів потрібна для великих обсягів вантажів і точкової відправки по мережевих складах. еТТН створюється індивідуально для кожної партії, машини з обов’язковим посиланням на первинний документ імпорту.
Ту потрібно розуміти, що електронний облік скорочує час на оформлення — митниця-головний склад-роздрібні точки. Варто лише подбати про наявність у водіїв інструменту для підпису еТТН.
Покрокова інструкція підготовки до 1 січня 2027 року
Адаптація до нових умов складається з п’яти ключових етапів. Перший крок — аналіз власної діяльності, а саме:
- чітке визначення відправника та одержувача вантажу;
- вид транспорту, що використовується (власний чи залучений);
- яким чином оформлюється переадресація вантажу, повернення чи відмова від частини партії;
- кількість товарно-транспортних накладних за місяць.
Ці питання дають розуміння всіх процесів руху, що потрібно буде оцифрувати. Другий крок — вибір провайдера електронного документообігу (ЕДО). Тут варто керуватись такими критеріями:
- Можливість провайдера здійснювати обмін даними з аналогічною компанією ваших перевізників, дилерів, інших контрагентів).
- Для зручного підписання документів водієм прямо в кабіні має бути мобільний додаток.
- Простий і зрозумілий інтерфейс програми та ефективна технічна підтримка.
Третій крок — інтеграція з ERP та WMS системами. Це особливо важливо при великих обсягах вантажоперевезень. Сервіс еТТН інтегрований безпосередньо в облікову систему чи систему управління складом економить ваш час і позбавляє ризику помилок. Це дозволить вам відстежувати статус документів в реальному часі на всіх відрізках маршруту, бачити дані про транспорт і водія та автоматично формувати еТТН для подальшої роботи.
Четвертим кроком буде забезпечення вашого персоналу електронним підписом та відповідними гаджетами. Працівники складу та водії повинні мати актуальний КЕП та смартфон з інтернетом, для складів планшет чи термінал збору даних.
Останній етап — запуск пілотного проєкту плюс навчання колективу. Щоб перейти на цифровий облік без помилок, варто до встановленого законом дедлайну протестувати систему і готовність персоналу. Проведіть кілька тестових виїздів з використанням еТТН і паралельно паперовими накладними. Всі помилки, які можливо виникнуть в ході процесу зафіксуйте та пропрацюйте їхнє усунення.
Підводні камені та важливі питання
Враховуючи війну, в Україні часом зникає доступ до інтернету. Ця незручність може виникнути як на складі, так і в дорозі на трасі. Згідно із законодавством можливе використання паперового QR-коду з номером електронної накладної. При необхідності код зчитується і як тільки з’являється мережа, дані синхронізуються з вашою системою.
Трапляється, що вантаж приходить пошкодженим або є нестача кількості. У такому разі, щоб зафіксувати цей факт та повернути частку товару одержувач вантажу ставить підпис в еТТН і вказує фактичну кількість прийнятого товару, а потім формує Акт розбіжностей. Документ про невідповідність також має підписати водій.
Багатьох імпортерів хвилює питання подальшої роботи з логістичними партнерами, як еТТН на це вплине. При співпраці з оператором комплексної логістики, таким як компанія Драгон Логістікс, варто заздалегідь узгодити сумісність роботи і систем. Партнерство з професійним оператором дає вам перевагу — частина процесів, включно з формуванням документації делегується третій стороні.
Фахівці наголошують — підготовку варто почати вже. Здається, що час ікс ще далеко, але процес має бути налагоджений ідеально. Якщо ви займетесь оцифруванням в останні тижні, маєте ризик зіткнутись з проблемами:
- дефіцит кваліфікованих системних інтеграторів для IT-інфраструктури;
- перевантаження провайдерів ЕДО, сервісів видачі електронних підписів;
- помилки недосвідченого персоналу;
- зупинка відвантажень через помилки, нерозуміння деталей процесу.
Перехід на електронні накладні спрощує робочі процеси — скорочує час і операційні витрати, оптимізує транспортну та складську логістику і в цілому діяльність стає більш прозора. Потурбуватись про перехід завчасно — не просто виконати вимоги закону, а уникнути при цьому помилок, що часто виникають в авральному режимі. Команда логістичної компанії Dragon Logistics готова надати кваліфіковану допомогу у цьому переході. Як ваш партнер, ми гарантуємо професійний супровід ваших вантажів та повну відповідність вимогам законодавства щодо цифрових стандартів.
=======================