Международная торговля открывает сегодня большие возможности для бизнеса. В частности, крупнейшим экспортером в мире считается Китай – именно оттуда многие компании закупают товары для перепродажи или производства. Но чтобы все прошло успешно без задержек и лишних затрат, нужно правильно подготовить документы. Специалисты логистической компании Dragon Logistics, имеющей многолетний опыт в международных перевозках, уверенно утверждают, что без правильно подготовленных документов ни один груз не сдвинется с места.
При экспорте товаров важно знать, какие именно необходимые документы и как их правильно оформлять. Это позволит избежать задержек, путаницы и штрафов.
Зачем нужны документы для экспорта
Документы при экспорте товаров – не формальность, а обязательная часть международной торговли. Они подтверждают законность сделки, описывают груз, стоимость, условия перевозки и происхождения. Без правильно оформленной документации груз не пропустят через таможню, могут задержать или вернуть обратно.
К основным документам относятся: коммерческий инвойс, упаковочный лист, контракт, транспортные документы, экспортная декларация. Они необходимы в большинстве случаев. К дополнительным документам относятся сертификаты качества, происхождение, страховой полис, фитосанитарные или ветеринарные справки, лицензии. Необходимость в их оформлении зависит от типа товара или страны-получателя.
Обычно за подготовку большинства документов отвечает поставщик (особенно инвойс, упаковочный лист, сертификаты), однако часть бумаг готовится совместно или при участии покупателя (страхование, разрешительная документация). Чтобы избежать недоразумений, следует еще на этапе подписания контракта четко прописать, кто за что отвечает, какие документы нужны и в какие сроки они должны быть готовы.
Подробный обзор основных документов
Одним из главных документов является коммерческий инвойс. По сути, это счет-фактура, содержащая подробную информацию о грузе, продавце и покупателе. Инвойс требуется для оформления таможни, бухгалтерского учета, а также для банковских операций. В нем указываются такие данные как название, контактные данные продавца и покупателя, описание товаров (наименование, количество, единица измерения), стоимость каждой позиции и общая сумма, условия поставки, страна происхождения товаров, дата и номер счета.
Также к основным документам относятся:
- упаковочный лист – документ, детализирующий, как упакован груз. Его используют для проверки фактического количества груза от отгрузки, а также для таможни. Он обычно содержит номера коробок или паллет, размеры и вес каждой единицы упаковки, содержимое каждой коробки без упаковки, общий вес брутто и нетто;
- контракт на поставку – официальное соглашение между покупателем и подателем. В договоре прописаны все ключевые условия сделки, включая количество, цены, сроки, условия оплаты, ответственность сторон. Контракт часто запрашивают банковские учреждения, а также таможенные органы могут обратиться к нему в случае проверки;
- транспортные документы – в зависимости от вида транспорта, с помощью которого перемещается продукция, перевозчик выдает определенный документ, необходимый для получения груза. Это может быть, например, морской коносамент, подтверждающий право собственности на груз и факт его погрузки на судно, или авианакладная, а в случае, если груз доставляется самолетом, для автоперевозки необходима товарно-транспортная накладная.
Также важным документом является экспертная декларация. Чтобы вывезти товар из Китая или из другого государства, нужно пройти таможенное оформление на экспорт. Обычно этим занимается экспедитор или таможенный брокер. Для этого готовится экспертная декларация, в которой указывается информация о товаре, стоимости, получателе, таможенных кодах. Без оформления декларации официально экспортировать продукцию невозможно.
Дополнительные документы
Среди дополнительных документов, которые могут потребоваться в определенных случаях, следует отметить:
- свидетельство о происхождении – документ, подтверждающий, в какой именно стране произведен товар. Он может быть обязательным для некоторых категорий продукции или, если есть особые требования к ввозу в определенную страну. Свидетельство может быть как формальным, так и в форме самой декларации;
- сертификаты качества, безопасности или соответствия документы, подтверждающие качество продукции или безопасность, выдаются в зависимости от типа товара. К примеру, если товар электрический или электронный, выдается сертификат соответствия стандартам. Для продуктов растительного происхождения необходим фитосанитарный сертификат. Если речь идет о продукции животного происхождения, нужно иметь ветеринарный сертификат, а для химикатов и фармацевтической продукции – сертификат анализа. Такие документы обычно предоставляются производителями или аккредитованными лабораториями. Они необходимы не только для экспорта, но и для ввоза в страну-получателя;
- страховой полис – необходим в том случае, если в условиях поставки предполагается страхование. В полис можно включить полную стоимость груза, транспортные расходы, определенные риски. Полис подтверждает, что товар застрахован на время перевозки, а при повреждении или потере можно получить компенсацию;
- лицензии или разрешения – некоторые категории товаров требуют специальных разрешений на экспорт. К ним относятся, например, товары двойного назначения, технологии, которые могут быть использованы в военной сфере, некоторые виды медицинского оборудования.
Правильно подготовленный пакет документов является залогом беспрепятственного прохождения таможни, своевременной транспортировки и защиты прав клиента в случае спорных ситуаций. Логистическая компания Dragon Logistics уделяет особое внимание именно документальному сопровождению, чтобы предотвратить задержки, дополнительные затраты или даже конфискацию товара.