———————————————
У логістиці важливо, щоб кожна деталь була зафіксована і зрозуміла всім учасникам процесу, інакше навіть невелика неточність може обернутися серйозною проблемою. Саме тому документи відіграють ключову роль: вони пояснюють, що саме переміщується, на яких умовах і за якою ціною. Один із таких документів — інвойс. Для чого він потрібен, що це таке, як працює і чому без нього неможливо уявити міжнародну торгівлю, добре знає компанія Dragon Logistics, яка щодня супроводжує вантажі по всьому світу.
Особливості та види
Invoice — це основний комерційний документ, який супроводжує товар під час міжнародних угод. Він означає офіційне підтвердження того, що продавець виставив покупцеві рахунок за конкретний товар на погоджених умовах. Документ потрібен там, де товар перетинає кордони, проходить митне оформлення та бере участь у розрахунках між сторонами. Важливо розуміти, що invoice відрізняється від такого документа, як пакінг лист. Перший відображає фінансову сторону угоди, а другий — фізичний вміст вантажу: кількість місць, вагу, упаковку.
У міжнародній практиці використовують два основні види:
- проформа-інвойс — попередній документ. Його оформлюють до відвантаження, щоб зафіксувати ціну, асортимент і умови угоди;
- комерційний інвойс — остаточний документ, який супроводжує товар і використовується для митниці та оплати.
Оплатити рахунок можна різними способами: банківським переказом, акредитивом, через платіжні системи або з використанням відстрочки платежу. Конкретний варіант залежить від домовленостей сторін і умов угоди, особливо коли йдеться про міжнародні перевезення.
Як заповнюється
Експортний рахунок готує продавець або його представник. Зазвичай він формується на фірмовому бланку компанії та передається покупцеві в електронному або паперовому вигляді. Для багатьох підприємців перший такий документ виглядає як звичайний папір, але насправді він вимагає максимальної точності та уваги до деталей.
У торговому рахунку обов’язково зазначаються такі дані:
- номер і дата документа — необхідні для однозначної ідентифікації в бухгалтерському обліку, під час митного оформлення та у процесі ділового листування між сторонами;
- найменування товару — зазначається максимально точно, без загальних або розмитих формулювань;
- детальний опис продукції — включає характеристики товару, його призначення, модель, склад, технічні параметри або інші відмінні особливості, фіксується фактична кількість товару із зазначенням одиниць виміру (штуки, кілограми, метри тощо), що важливо для розрахунків і митного контролю;
- валюта — зазначається валюта, у якій здійснюється оплата, що дозволяє коректно визначити вартість угоди та уникнути фінансових розбіжностей;
- ціна за одиницю та підсумкова вартість — є основою для оплати та митної оцінки;
- країна походження товару — зазначається держава, у якій був вироблений товар, оскільки ця інформація впливає на митні збори та застосування торгових преференцій;
- країна відправлення — позначає країну, з якої здійснюється фактичне відвантаження товару;
- повні дані продавця і покупця — включають офіційні назви компаній, адреси, контактну інформацію та, за потреби, реєстраційні й податкові дані сторін;
- дата виставлення документа.
За своєю суттю commercial invoice — це міжнародний аналог того, що у звичній діловій практиці називають рахунком-фактурою, але з урахуванням вимог зовнішньої торгівлі. Його правильне оформлення безпосередньо впливає на те, наскільки швидко буде здійснена доставка вантажу.
Як уникнути помилок
З боку покупця вкрай важливо уважно перевірити всі дані в документі до початку угоди. Особливу увагу варто приділити умовам Incoterms, детальному опису товару, точній специфікації та його призначенню. Не менш важливо звірити фактичну кількість одиниць і чітке зазначення умов оплати: чи це передоплата, чи розрахунок після виконання зобов’язань.
Рахунок повинен повністю збігатися з іншими документами, такими як контракт на постачання, пакувальний лист, сертифікати та декларації. Навіть незначні розбіжності можуть викликати запитання у контролюючих органів. Якщо документ заповнений з помилками, це може призвести до затримок, штрафів або навіть конфіскації вантажу. Особливо часто проблеми виникають, коли рахунок не збігається з packing list або містить неповні дані про сторони угоди.
Робота з професіоналами знижує ці ризики до мінімуму. З компанією Dragon Logistics, яка забезпечує логістичні рішення «під ключ», усі етапи контролюються заздалегідь, документи перевіряються до відправлення, а будь-які помилки усуваються ще до початку постачання.