Dokumenty do eksportu: pełny checklist

Dokumenty do eksportu: pełny checklist

Międzynarodowy handel dziś otwiera duże możliwości dla biznesu. W szczególności największym eksporterem na świecie uważane są Chiny – to właśnie stamtąd wiele firm pozyskuje towary do dalszej odsprzedaży lub produkcji. Aby jednak wszystko przebiegło pomyślnie, bez opóźnień i niepotrzebnych kosztów, konieczne jest prawidłowe przygotowanie dokumentów. Specjaliści firmy logistycznej Dragon Logistics, posiadającej wieloletnie doświadczenie w międzynarodowym transporcie, stanowczo podkreślają, że bez odpowiednio przygotowanych dokumentów żaden ładunek nie ruszy z miejsca.

Podczas eksportu towarów ważne jest, aby znać niezbędne dokumenty i wiedzieć, jak je prawidłowo wypełniać. Pozwala to uniknąć opóźnień, nieporozumień oraz kar.

Dlaczego dokumenty do eksportu są potrzebne

Dokumenty przy eksporcie towarów to nie formalność, lecz obowiązkowy element handlu międzynarodowego. Potwierdzają legalność transakcji, opisują ładunek, jego wartość, warunki transportu oraz pochodzenie. Bez prawidłowo przygotowanej dokumentacji ładunek nie zostanie przepuszczony przez odprawę celną, może zostać zatrzymany lub nawet zwrócony.

Do głównych dokumentów należą: faktura handlowa, lista pakowa, kontrakt, dokumenty transportowe, deklaracja eksportowa. Są one niezbędne w większości przypadków. Do dokumentów dodatkowych zalicza się: certyfikaty jakości, pochodzenia, polisę ubezpieczeniową, świadectwa fitosanitarne lub weterynaryjne, licencje. Konieczność ich przygotowania zależy od rodzaju towaru lub kraju odbiorcy.

Zazwyczaj za przygotowanie większości dokumentów odpowiada dostawca (szczególnie faktura, lista pakowa, certyfikaty), jednak część dokumentów przygotowuje się wspólnie lub przy udziale nabywcy (ubezpieczenie, dokumentacja pozwalająca na eksport). Aby uniknąć nieporozumień, warto już na etapie podpisywania kontraktu jasno określić, kto za co odpowiada, jakie dokumenty są potrzebne i w jakich terminach powinny być gotowe.

Szczegółowy przegląd podstawowych dokumentów

Jednym z głównych dokumentów jest faktura handlowa. W istocie jest to rachunek, który zawiera szczegółowe informacje o ładunku, sprzedawcy i kupującym. Faktura jest potrzebna do odprawy celnej, księgowości oraz operacji bankowych. Zawiera takie dane jak: nazwa i dane kontaktowe sprzedawcy i kupującego, opis towarów (nazwa, ilość, jednostka miary), wartość każdej pozycji i suma całkowita, warunki dostawy, kraj pochodzenia towarów, data i numer faktury.

Do podstawowych dokumentów należą również:

  • lista pakowa – dokument szczegółowo opisujący sposób pakowania ładunku. Służy do kontroli rzeczywistej ilości ładunku w momencie wysyłki oraz do celów celnych. Zawiera zwykle numery kartonów lub palet, wymiary i wagę każdej jednostki, zawartość każdej paczki bez opakowania, łączną wagę brutto i netto;
  • kontrakt dostawy – oficjalna umowa między kupującym a sprzedawcą. Kontrakt zawiera wszystkie kluczowe warunki transakcji, w tym ilość, ceny, terminy, warunki płatności, odpowiedzialność stron. Banki często żądają kontraktu, a organy celne mogą się do niego odwoływać w razie kontroli;
  • dokumenty transportowe – w zależności od rodzaju transportu używanego do przewozu towarów, przewoźnik wydaje odpowiedni dokument potrzebny do odbioru ładunku. Może to być np. konosament morski, potwierdzający własność ładunku i fakt jego załadunku na statek, lub list przewozowy lotniczy, a w przypadku transportu drogowego – list przewozowy CMR.

Ważnym dokumentem jest również deklaracja eksportowa. Aby wywieźć towar z Chin lub innego kraju, konieczna jest odprawa celna eksportowa. Zazwyczaj zajmuje się tym spedytor lub broker celny. Przygotowuje się deklarację eksportową zawierającą informacje o towarze, wartości, odbiorcy i kodach celnych. Bez niej nie jest możliwy oficjalny eksport produktów.

Dokumenty dodatkowe

Do dokumentów dodatkowych, które mogą być potrzebne w określonych przypadkach, należą:

  • świadectwo pochodzenia – dokument potwierdzający kraj produkcji towaru. Może być wymagany dla niektórych kategorii produktów lub przy specjalnych wymogach kraju importera. Świadectwo może mieć formę formalną lub deklaracyjną;
  • certyfikaty jakości, bezpieczeństwa lub zgodności – dokumenty potwierdzające jakość lub bezpieczeństwo produktów, wydawane w zależności od rodzaju towaru. Na przykład dla produktów elektrycznych lub elektronicznych wydaje się certyfikat zgodności ze standardami. Dla produktów roślinnych wymagany jest certyfikat fitosanitarny, dla produktów pochodzenia zwierzęcego – certyfikat weterynaryjny, a dla chemikaliów i produktów farmaceutycznych – certyfikat analizy. Dokumenty te zwykle dostarczają producenci lub akredytowane laboratoria. Są niezbędne nie tylko przy eksporcie, ale także przy imporcie do kraju odbiorcy;
  • polisa ubezpieczeniowa – konieczna, jeśli warunki dostawy przewidują ubezpieczenie. Polisa może obejmować pełną wartość ładunku, koszty transportu oraz określone ryzyka. Potwierdza, że towar jest ubezpieczony podczas transportu i w przypadku uszkodzenia lub utraty można uzyskać odszkodowanie;
  • licencje lub pozwolenia – niektóre kategorie towarów wymagają specjalnych zezwoleń na eksport, np. towary podwójnego przeznaczenia, technologie mogące być używane w celach wojskowych, niektóre urządzenia medyczne.

Prawidłowo przygotowany zestaw dokumentów jest gwarancją sprawnej odprawy celnej, terminowego transportu i ochrony praw klienta w przypadku sporów. Firma logistyczna Dragon Logistics zwraca szczególną uwagę na obsługę dokumentacyjną, aby zapobiec opóźnieniom, dodatkowym kosztom lub nawet konfiskacie towaru.

Koszt wysyłki