Міжнародна торгівля сьогодні відкриває великі можливості для бізнесу. Зокрема, найбільшим експортером у світі вважається Китай – саме звідти багато компаній закуповують товари для перепродажу або виробництва. Але, щоб усе пройшло успішно без затримок і зайвих витрат, потрібно правильно підготувати документи. Спеціалісти логістичної компанії Dragon Logistics, що має багаторічний власний досвід у міжнародних перевезеннях, впевнено стверджують, що без правильно підготовлених документів жоден вантаж не зрушить з місця.
Під час експорту товарів, важливо знати, які саме необхідні документи та як їх правильно оформлювати. Це дозволить уникнути затримок, плутанини та штрафів.
Навіщо потрібні документи для експорту
Документи при експорті товарів – це не формальність, а обов’язкова частина міжнародної торгівлі. Вони підтверджують законність угоди, описують вантаж, його вартість, умови перевезення та походження. Без правильно оформленої документації вантаж не пропустять через митницю, можуть затримати чи навіть повернути назад.
До основних документів належать: комерційний інвойс, пакувальний лист, контракт, транспортні документи, експортна декларація. Вони необхідні в більшості випадків. До додаткових документів належать: сертифікати якості, походження, страховий поліс, фітосанітарні або ветеринарні довідки, ліцензії. Необхідність в їх оформленні залежить від типу товару або країни-одержувача.
Зазвичай, за підготовку більшості документів відповідає постачальник (особливо інвойс, пакувальний лист, сертифікати), однак частина паперів готується спільно або за участі покупця (страхування, дозвільна документація). Щоб уникнути непорозумінь, варто ще на етапі підписання контракту чітко прописати, хто за що відповідає, які документи потрібні і в які терміни вони мають бути готові.
Детальний огляд основних документів
Одним з головних документів є комерційний інвойс. По суті, це рахунок-фактура, яка містить детальну інформацію про вантаж, продавця та покупця. Інвойс потрібен для оформлення митниці, бухгалтерського обліку, а також для банківських операцій. В ньому зазначаються такі дані, як: назва, контактні дані продавця й покупця, опис товарів (найменування, кількість, одиниця виміру), вартість кожної позиції та загальна сума, умови постачання, країна походження товарів, дата та номер рахунку.
Також до основних документів належать:
- пакувальний лист – документ, що деталізує, як саме упакований вантаж. Його використовують для перевірки фактичної кількості вантажу від час відвантаження, а також для митниці. Він зазвичай містить номери коробок чи палет, розміри та вагу кожної одиниці упаковки, вміст кожної коробки без пакування, загальну вагу брутто і нетто;
- контракт на поставку – офіційна угода між покупцем та подавцем. В контракті прописані всі ключові умови угоди, включаючи кількість, ціни, строки, умови оплати, відповідальність сторін. Контракт часто запитують банківські установи, а також митні органи можуть звернутися до нього у разі перевірки;
- транспорті документи – залежно від виду транспорту, за допомогою якого переміщується продукція, перевізник видає певний документ, який необхідний буде для отримання вантажу. Це може бути, наприклад, морський коносамент, що підтверджує право власності на вантаж і факт його завантаження на судно, або авіанакладна, а в разі, якщо вантаж доставляється літаком, для автоперевезення необхідна товарно-транспортна накладна.
Також важливим документом є експертна декларація. Щоб вивезти товар з Китаю чи іншої держави, потрібно пройти митне оформлення на експорт. Зазвичай цим займається експедитор або митний брокер. Для цього готується експертна декларація, в якій вказується інформація про товар, вартість, одержувач, митні коди. Без оформлення декларації офіційно експортувати продукцію неможливо.
Додаткові документи
Серед додаткових документів, що можуть знадобитись в певних випадках, слід зазначити:
- свідоцтво про походження – документ, що підтверджує, в якій саме країні виготовлено товар. Він може бути обов’язковим для деяких категорій продукції або в разі, якщо є особливі вимоги до ввезення в певну країну. Свідоцтво може бути як формальним, так і у формі самої декларації;
- сертифікати якості, безпеки або відповідності – документи, що підтверджують якість продукції чи безпечність, видаються в залежності від типу товару. Наприклад, якщо товар електричний або електронний, видається сертифікат відповідності стандартам. Для продуктів рослинного походження необхідний фітосанітарний сертифікат. Якщо мова йде про продукцію тваринного походження, треба мати ветеринарний сертифікат, а для хімікатів та фармацевтичної продукції – сертифікат аналізу. Такі документи зазвичай надають виробники або акредитовані лабораторії. Вони необхідні не лише для експорту, але й для ввезення в країну-отримувача;
- страховий поліс – необхідний в тому випадку, якщо в умовах поставки передбачається страхування. В поліс можна включити повну вартість вантажу, транспортні витрати, визначені ризики. Поліс підтверджує, що товар застрахований на час перевезення, а у разі пошкодження або втрати можна отримати компенсацію;
- ліцензії або дозволи – деякі категорії товарів вимагають спеціальних дозволів на експорт. До таких належать, наприклад, товари подвійного призначення, технології, що можуть бути використані у військовій сфері, деякі види медичного обладнання.
Правильно підготовлений пакет документів є запорукою безперешкодного проходження митниці, вчасного транспортування та захисту прав клієнта у разі спірних ситуацій. Логістична компанія Dragon Logistics приділяє особливу увагу саме документальному супроводу, щоб запобігти затримкам, додатковим витратам або навіть конфіскації товару.